State Healthcare Facility manages vaccination status for new Hires
A leading healthcare organization could not afford to disrupt hiring practices when the COVID-19 vaccination became available — but it also needed attestation from new hires.
The company partnered with NTT DATA to develop a tool to track the vaccination status of new employees. Already on a ServiceNow roadmap, this organization was confident that the NOW platform was the right place to solve this challenge.
Necesidades empresariales
Cuando estuvieron disponibles las vacunas contra COVID-19, los empleadores tuvieron que reaccionar rápidamente. Una organización estatal de atención médica implantó una nueva política empresarial que exige la vacunación de los empleados contra COVID-19 (o un comprobante de declinación aprobada).
La presión estaba encima; la empresa solo tenía dos semanas para ajustar su proceso de contratación y garantizar que los nuevos empleados cumplieran con el nuevo requisito. Con una solución en marcha que permite hacer un seguimiento de la prueba de vacunación para los empleados existentes, les faltaba una herramienta para dar cabida a los usuarios que aún no estaban en su directorio activo como miembros del equipo.
Resultados
- La herramienta de certificación estuvo lista después de una carrera a toda velocidad de siete días.
- Con su proceso de incorporación recientemente simplificado para los nuevos empleados, este grupo estatal de atención médica puede determinar el estado de vacunación de los candidatos sin inmiscuirse demasiado en la vida personal.
Ongoing communication and a strong client partnership were crucial to the project’s success, allowing the delivery manager to turn a conversation into a solution in production in just two weeks.
Solución
El equipo de TI de la empresa de atención médica se puso en contacto con NTT DATA un viernes por la tarde para hablar sobre las posibles soluciones dentro de su entorno actual.
El lunes por la mañana se asignó al proyecto un equipo de consultores técnicos, que al día siguiente empezaron a reunir los requisitos. Solo tres días después, tenían una solución elaborada con una solución final terminada la semana siguiente. En resumen, en menos de siete días hábiles se entregó un producto que podía probarse.
Principales conclusiones para una implementación exitosa
La comunicación continua y una sólida asociación con el cliente fueron cruciales para el éxito del proyecto, lo que permitió al gerente de entregas convertir una conversación en una solución en producción en solo dos semanas.
La claridad de los requisitos fue otro factor de éxito integral para entregar la solución en un plazo tan reducido. Las estipulaciones específicas de la empresa para lo que necesitaba facilitaron la visualización de una solución, optimizando así la recopilación de requisitos y la planificación de soluciones.
La empresa sigue adelante y cuidando a los empleados
Con el equipo calificado de ServiceNow de NTT DATA, la compañía pudo ajustar rápidamente los procesos de contratación para cumplir con este nuevo requisito. Este centro de atención médica puede administrar la entrada y el repositorio de registros de vacunación o declinación de nuevos empleados por correo electrónico, dejando a su equipo de RR. HH. disponible para centrarse en brindar un mejor servicio tanto a los nuevos empleados como a los empleados existentes.
Futuros planes con ServiceNow
Como cliente existente, este grupo de atención médica está implementando Discovery con planes para implementar Service Mapping poco después. Ya tiene implementada una solución de gestión de servicios de tecnología de la información (ITSM), incluyendo solución de problemas, gestión de incidentes importantes y catálogo de servicios. También está trabajando con NTT DATA para establecer un programa general de orientación de ServiceNow centrado en (re)implementar lo que posee hoy y hacer que la organización vuelva a estar alineada con la funcionalidad de ServiceNow. También estamos implementando servicios de gestión, riesgo y cumplimiento (GRC), respuesta a vulnerabilidades y respuesta a incidentes de seguridad.
Con una sólida base de plataforma y una visión ampliada para el futuro, esta empresa está dando pasos clave para adoptar ServiceNow como su herramienta empresarial preferida. Al tener suficientes éxitos dentro de su organización, este cliente ahora considera ServiceNow como un primer recurso para resolver sus problemas, como demuestra este proyecto imprevisto.
Acerca de este estudio de caso
Una empresa estatal de atención médica trabajó con NTT DATA para aprovechar la plataforma ServiceNow y apoyar la certificación de la vacunación COVID-19 para los nuevos empleados.