Cinco trampas de la automatización y cómo evitarlas

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Al trabajar en la primera línea de la inteligencia artificial (IA) y los datos, conozco e interactúo con una gran cantidad de personas relacionadas con la automatización, desde quienes asignan los fondos necesarios para un proyecto hasta ingenieros y gerentes de proyectos y codificación que organizan el espectáculo. También he visto cómo se desperdician millones de dólares en proyectos que, prácticamente, no ofrecen ningún retorno de la inversión. Los pocos proyectos que logran tener éxito carecen del alcance para extenderse más allá de un plazo de tiempo determinado. 

Lo más interesante de todo esto es que muchos de estos problemas podrían evitarse si se planifica en detalle y se evaden ciertas trampas frecuentes en el ciclo de vida de la automatización. Tal como un guía turístico experimentado sabría cómo evitar los senderos que conducen a un camino sin salida o que quedan inundados luego de una fuerte tormenta, usted también puede evitar caer en las trampas relacionadas con el recorrido hacia la automatización.

A continuación, se mencionan las cinco principales trampas de la automatización y qué pueden hacer las empresas para evitarlas:

  1. Incorporar la cultura de la automatización: Construir una cultura de aprendizaje permanente a partir de la gestión de los cambios digitales. La automatización no se trata de una serie de proyectos, sino de un cambio en la mentalidad de la organización. La meta debería ser adoptar un estilo de vida de automatización. Al planificar proyectos de automatización, es preciso ser transparente y comunicativo, documentar los pasos y tener una idea definida de los resultados esperados.

    Asimismo, es una buena idea jugar con el talento innato de los empleados pertenecientes a distintas generaciones. Por ejemplo, puede adoptarse un enfoque piloto/copiloto cuando un Millenial (experto en codificación) se asocia con un compañero de trabajo de la Generación X (que podría mostrarse más dispuesto a transitar por entornos burocráticos para impulsar el cambio). Otra manera de generar un cambio cultural es a partir de la creación de "Embajadores de la automatización". Por ejemplo, celebrar los eventos exitosos relacionados con la automatización y, al mismo tiempo, documentar las lecciones derivadas de proyectos fallidos o cancelados. Y, lo más importante de todo: ¡comunicar, comunicar y comunicar!

  2. Desarrollar los talentos adecuados dentro de la organización: Una vez instalada la cultura de la automatización, es preciso enfocarse en sostenerla a partir del desarrollo de talentos dentro de la organización. Busque candidatos que se muestren apasionados por la automatización y permítales desarrollarse. Si son empleados de mayor antigüedad, permítales orientar a los nuevos contratados. Cree un repositorio en el que la organización pueda compartir proyectos, buscar experiencia u organizar sesiones de aprendizaje.

  3. Maximizar el rendimiento de la inversión a partir de la selección de los procesos correctos para automatizar: Para alcanzar el éxito, resulta fundamental seleccionar los procesos adecuados para la automatización, ya que, de esta manera, uno puede asegurarse de que el proceso esté optimizado para la automatización. Busque procesos que presenten un alto nivel de reiteración o tengan volúmenes elevados, como las funciones de ingreso de datos y back office. Sin embargo, es necesario evitar caer en la trampa de seleccionar tareas que los empleados no disfruten llevar a cabo, excepto que se trate de los procesos adecuados. Asimismo, al embarcarse por primera vez en un recorrido hacia la automatización, es preciso concretar resultados rápidos en lugar de proyectos extensos. Es más probable alcanzar el éxito con estos pasos iniciales –y los procesos más acotados–, ya que así se genera confianza a nivel organizacional.

  4. Conectar islas de información: He visto que esto ocurre en muchas organizaciones, en especial, en las de mayor tamaño. Suele ocurrir que un equipo que trabaja en un proyecto de automatización no está informado respecto de que otro grupo está trabajando en algo similar, o bien, que ambos equipos están haciendo el mismo trabajo. Por ejemplo, el equipo de finanzas de una empresa grande de fabricación compró un paquete de automatización para la automatización de los procesos contables y financieros –fuera del proceso de gobernanza– y el equipo del director de información también compró software a un proveedor de la competencia para hacer el mismo trabajo. La empresa podía quedarse con un solo proveedor. Al final, intervino el equipo de adquisiciones para solucionar el problema.

    ¡Imagínese el tiempo y los recursos que se desperdiciaron! Por tal motivo, es fundamental conectar estas islas internas de información. Para evitar este problema, pensemos en un patrocinador ejecutivo sénior, quien podría ocuparse de derribar verdaderamente estas barreras para dar lugar a un sólido proceso de gobernanza que pueda atenuar los descuidos. Como próximo paso, debe crearse una plataforma de colaboración para compartir y aprender, además de alentar a las personas a usarla a partir de diversas herramientas, como tarjetas de calificación del avance, concursos y juegos, todos ellos relacionados con la cultura de la automatización.

    En ocasiones, los proyectos de automatización pueden tornarse complejos. En estos casos, se recurre a un equipo para que se ocupe de supervisar el proyecto y contribuya a optimizar el gasto en tecnología. Al garantizar la automatización del proyecto, se ofrece un verdadero valor al cliente y a la organización.

  5. Seleccionar la tecnología adecuada: Otro problema fundamental que he observado es la opción "desarrollar versus comprar". Es preciso que las organizaciones tomen esta decisión con inteligencia y tengan en cuenta los distintos factores que hay en juego, a saber: la inversión necesaria, el plazo de tiempo, la deuda en tecnología, las inquietudes relacionadas con la seguridad y un mercado en permanente cambio. Desarrollar un software representa un compromiso de grandes proporciones que exige bolsillos más amplios y mayores recursos, a pesar de la complejidad. Si las organizaciones deciden comprar software, deben asegurarse de que sea coherente con la arquitectura y la hoja de ruta de su empresa, sea fácil de instalar y disponga de sólidos servicios de soporte para clientes. En mi experiencia, si la velocidad es importante para su organización y/o resulta muy costoso reemplazar sistemas heredados, la mejor opción es comprar software.

¿Más consejos? Vea cómo puede crear una empresa inteligente a partir de la automatización y de qué manera la plataforma de nuestra empresa, Nucleus, nos ayuda a entregar soluciones digitales más inteligentes para los clientes.

Fecha de publicación: 02/01/2020

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