Gestionar una adquisición de $3 mil millones

Perspectivas que reducen los riesgos y simplifican el ahorro en mano de obra

En colaboración con líderes globales representantes de 44 países, los equipos gerenciales de IMO y PMO llevaron a cabo sesiones "de repaso general en la pared" para tener una visión general de cada uno de los procesos y de los cronogramas del proyecto. A partir de estos ejercicios, los colegas de liderazgo de las distintas organizaciones fusionadas disfrutaron de un entorno cómodo para reunirse, comunicarse, entablar relaciones y fusionar culturas. Con las revisiones generales en la pared, también se aportó información fundamental sobre las dependencias, los conflictos y los riesgos, qué era necesario para trazar planes interorganizacionales efectivos y detallados, y modelos para alcanzar las metas comerciales de NTT DATA. "Dedicamos tres meses por adelantado simplemente a la planificación", dice Shurkey. "Nos encontramos en una de las salas más grandes que puedan imaginar junto a equipos de Dell Services, Dell y NTT DATA prestando colaboración sobre cómo hacerlo y mantenernos en sintonía. Fue una gran inversión".

Al obtener una vista general completa de los procesos y cronogramas globales, y contar con equipos trabajando en conjunto para optimizarlos, NTT DATA pudo incrementar la eficiencia operativa al eliminar la duplicación de flujos de trabajo. Como resultado, logró ahorrar un volumen significativo en cuanto a gastos relacionados con mano de obra. Así mismo, la empresa desarrolló una plataforma de IA que permite trazar los nuevos requerimientos del proyecto y alinearlos con las funciones y los conjuntos de destrezas de los empleados. De esta manera, resulta más sencillo y ágil encontrar a los empleados adecuados entre más 50 000 personas para cada trabajo.

Ahorros a partir de la consolidación de instalaciones y proveedores

Tomando como referencia las descripciones generales en la pared y otras sesiones de planificación, los equipos de IMO y PMO trabajaron junto a los líderes comerciales globales con el objetivo de crear un entorno de TI corporativo estandarizado. Para concretar este entorno, se requirió de la migración inicial de más de 1000 aplicaciones utilizadas por Dell Services, como herramientas específicas del proyecto y aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP). NTT DATA también extrajo y migró todos los datos relacionados con Dell Services procedentes de bases de datos de proyectos, finanzas y RR. HH. de Dell.

Con la integración de Dell Services para finanzas, incluido el proceso de "contrato a efectivo" (una de las tantas funciones de procesos comerciales que se trasladaron), se migraron más de 11 000 ubicaciones de entregas de clientes, 4100 contratos y 2200 proveedores. El enfoque de "un solo equipo" entre los negocios y TI permitió garantizar que el complejo esfuerzo de mapeo de datos y transformación fuera todo un éxito, con el respaldo de un sólido ejercicio de validación de datos comerciales, lo que tuvo como resultado un breve periodo de corte y prácticamente ningún impacto en las operaciones comerciales.

Con el objetivo de eliminar las superposiciones en las funcionalidades entre los sistemas existentes y adquiridos, los equipos de IMO y PMO se ocuparon de supervisar la racionalización de las aplicaciones y la evaluación de la integración. Uno de los resultados clave de la evaluación fue la creación de una base de datos en la que se categorizan todas las aplicaciones mediante el uso de 100 posibles atributos, como los proyectos y resultados comerciales que apoyan así como las dependencias de terceros, los costos de las licencias y los riesgos relacionados con la fecha límite para completar la integración. A fin de ahorrar tiempo e incrementar la eficiencia general, los asesores de NTT DATA desarrollaron algoritmos para analizar los datos, dejar al descubierto las duplicaciones y detectar oportunidades de ahorro.

Al adoptar este enfoque orientado al negocio, NTT DATA pudo retirar dos tercios de sus aplicaciones comerciales de las compañías de legado de manera tal de que, hoy en día, todos los empleados globales utilicen un único conjunto de aplicaciones corporativas que incluyan servicios de nube, como Microsoft Office 365. Además, el personal de TI rediseñó 30 000 computadoras portátiles y de escritorio, implementó nuevas medidas de seguridad y garantizó que los privilegios de acceso de los empleados cumplan con los nuevos requisitos. "Simplificamos en gran medida el impacto de nuestra aplicación al llevar a cabo una evaluación de las aplicaciones y la integración", explica Shurkey. "Hoy en día, al optimizar el impacto, NTT DATA logró concretar ahorros significativos en los costos de abastecimiento anual y en los gastos de instalaciones".

Desafía los plazos de adquisición y facilita un importante incremento en el crecimiento de los ingresos anuales

NTT DATA cumple con su fecha límite de TSA cuatro meses antes de lo previsto, en tan solo 18 meses. Los clientes se vieron mínimamente afectados por la adquisición. Por lo tanto, en la actualidad, la empresa posee un índice de satisfacción del cliente de, como mínimo, el 95 por ciento en todas las principales áreas. Además, NTT DATA impulsa el desarrollo. Según explica Shurkey, "Lo mejor de esta adquisición es que nos preparó de cara al futuro. Creamos una cultura corporativa unificada que abarca 44 países. Documentamos y optimizamos todos los procesos. Esperamos poder incrementar los ingresos en un volumen significativo. Y, ahora, podemos compartir nuestra experiencia y pericia para ayudar a otras organizaciones a mirar un poco más allá de los obstáculos inherentes a las fusiones y adquisiciones para poder concretar también sus visiones".