Maximizar la eficiencia y la flexibilidad comerciales con PeopleSoft
La Junta de Compensación para Trabajadores de Alberta buscó soluciones orientadas a modernizar en forma permanente los sistemas de gestión del capital humano (HCM, por sus siglas en inglés) y de la cadena de suministro financiera (FSCM, por sus siglas en inglés) sin interrumpir las operaciones comerciales ni afectar los servicios al cliente.
La organización contrató a NTT DATA para prestar servicios de consultoría a largo plazo que abarcan actualizaciones del sistema, nuevas implementaciones en la nube y administración de aplicaciones para ofrecer capacidades mejoradas de HCM y FSCM, optimizar los flujos de trabajo y reducir los costos.
Necesidad empresarial
La Junta de Compensación para Trabajadores (WCB, por sus siglas en inglés) de Alberta fue creada por el gobierno provincial para administrar la Ley de Compensación de los Trabajadores para trabajadores y empleadores de Alberta. Fundada por empleadores, brinda cobertura económica de discapacidad y responsabilidad por lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, que incluye la compensación a los trabajadores por la pérdida de ingresos y la coordinación de la atención médica y otros servicios necesarios debido a una lesión relacionada con el trabajo.
La WCB toma decisiones que afectan a los dos millones de trabajadores a los que ofrece cobertura en Alberta y a los casi 170 000 empleadores cuyos aportes financian los beneficios de los trabajadores, los programas de regreso al trabajo y los servicios de atención médica.
Resultados
- Entrega proyectos de HCM y FSCM dentro del presupuesto y antes de lo previsto sin interrupciones no planificadas del negocio.
- Actualiza el entorno de mainframe de PeopleSoft en 7 módulos financieros y 5 de capital humano.
- Integra PeopleSoft con varios sistemas de terceros.
- Optimiza la personalización de los sistemas de HCM y FSCM.
- Implementa nuevas capacidades del sistema para mejorar los procesos de gestión financiera.
- Acelera la transformación de la nube con soporte para el conjunto de aplicaciones de HCM de Workday.
- Ofrece servicios de administración de aplicaciones para optimizar las operaciones comerciales.
Solución
Dos décadas de proyectos exitosos de PeopleSoft
La extensa asociación de NTT DATA con WCB comenzó a fines de la década de 1990 cuando la compañía ayudó a implementar Financials y Human Capital Management de PeopleSoft para modernizar los sistemas administrativos de la WCB y optimizar los procesos comerciales.
Luego de esta exitosa implementación, la WCB tenía por objetivo subcontratar los servicios de administración de aplicaciones para sus entornos de PeopleSoft a fin de optimizar los costos de soporte operativo y atenuar los riesgos asociados con el mantenimiento del sistema, las actualizaciones y los cambios del sistema que podrían afectar las operaciones comerciales regulares.
“NTT DATA demostró ser un socio confiable y rentable desde el principio”, explica Laurent Charron, controlador corporativo de la WCB. “Han entregado servicios de alta calidad de manera permanente en apoyo de nuestros usuarios finales y la comunidad empresarial”.
Actualizaciones a gran escala sin afectar las operaciones de negocios
El equipo de NTT DATA también llevó a cabo varias actualizaciones de versiones de aplicaciones y herramientas, extensiones de funcionalidad, mejoras personalizadas e iniciativas para cambiar de plataforma de infraestructura técnica para que los entornos de PeopleSoft de la WCB estuviesen actualizados con las versiones de software compatibles y fuesen consistentes con los estándares del equipo de TI de la WCB.
Por medio de consultas con NTT DATA, la WCB decidió actualizar sus sistemas Human Capital Management (HCM) y Financial Supply Chain Management (FSCM) de PeopleSoft a la versión 9.2 para garantizar el soporte continuo de Oracle, aprovechar el modelo de prestación continua de Oracle, implementar nuevas funcionalidades y reemplazar las personalizaciones cuando fuera posible.
La WCB quería adaptar el cronograma de actualizaciones a los ciclos comerciales regulares y, a la vez, asegurarse de que estuviese a la altura de su necesidad organizacional de realizar pruebas de aceptación del usuario adecuadas para reducir el riesgo.
En ese momento, la WCB ejecutaba entornos de PeopleSoft en un sistema operativo de mainframe con bases de datos DB2 para la infraestructura del servidor de bases de datos y Windows para la aplicación y los servidores web. El alcance de la actualización incluyó siete entornos financieros y cinco entornos de recursos humanos.
Los módulos de PeopleSoft actualizados fueron los siguientes: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general, compras, recursos humanos básicos y la interfaz de nómina con integraciones a varios sistemas de terceros internos y externos.
Con comprensión y conocimiento profundo sobre estos entornos de PeopleSoft, NTT DATA planeó dos proyectos de actualización independientes para los sistemas de HCM y FSCM que se ejecutaron durante un plazo de 17 meses. Ambos proyectos consistieron en la actualización de los datos existentes y en la reimplementación de las personalizaciones requeridas de la versión 9.1 a la versión 9.2 con algunas áreas específicas de valor comercial agregado.
Se investigaron las siguientes áreas nuevas de funcionalidad para su inclusión en las actualizaciones actuales o futuras:
- Centros de trabajo
- Administrador de ciclo de pago en línea
- Cargador de depósitos
- Plantillas de verificación de BI publisher
Una transición perfecta a los procesos comerciales automatizados
Primero, se puso en marcha el entorno de HCM. La actualización del sistema de FSCM se lanzó exitosamente unos meses más tarde. "NTT DATA entregó ambas actualizaciones conforme al presupuesto y antes de lo previsto", comenta Charron. “Los proyectos realmente no tuvieron inconvenientes". No se registró tiempo de inactividad imprevisto ni tampoco aumentaron los tickets de soporte".
La WCB se benefició de la actualización 9.2 al eliminar las personalizaciones y disfrutar de una mayor automatización de los procesos comerciales. Además, varios integrantes del personal de Application Management Services (AMS) de NTT DATA se integraron como parte del equipo del proyecto para garantizar una transición fácil del proyecto de actualización al soporte permanente de aplicaciones.
Continuación de la aceleración digital de la WCB de Alberta
NTT DATA sigue trabajando junto con la WCB a medida que avanza hacia una estrategia en la nube para sistemas empresariales. Al implementar un sistema de HCM de Workday para las funciones de RR. HH. y nómina en toda la organización, NTT DATA siguió siendo un asesor de confianza.
NTT DATA aprovechó sus conocimientos específicos sobre la WCB para asegurarse de que la implementación de la nueva solución de software de HCM se integrase con los entornos y procesos existentes de la WCB. Asimismo, NTT DATA continúa ofreciendo servicios de administración de aplicaciones a la WCB para los entornos de FSCM de PeopleSoft y de HCM de Workday.
Debido a esta flexibilidad y comprensión detallada de los procesos y negocios de la WCB, la WCB reconoció a varios miembros del equipo de NTT DATA a lo largo de los años con premios especiales por sus roles clave en la transformación digital de la organización.
"Las modernizaciones tecnológicas como las que llevamos a cabo con NTT DATA nos ayudan a marcar una diferencia significativa en la vida de nuestros clientes", dice Charron. “Esperamos una asociación continua que aporte valor adicional para nuestro personal y para los trabajadores de Alberta".
About WCB
La WCB de Alberta mantiene sus sistemas de FSCM y HCM a la vanguardia