Píxeles a políticas: cómo los pequeños cambios de TI hacen una gran diferencia
Los cientos de procesos establecidos en los que funciona Calgary Drop-In Center (el DI) están diseñados para brindar la mejor calidad de atención posible. Por separado, cada flujo se desarrolla para brindar un servicio específico, ya sea albergue, identificación, mantenimiento o administración, con opciones de flujo de trabajo basadas en la situación.
Recientemente, el DI dio los primeros pasos para revolucionar estos procesos, incorporando todos los datos en un servicio operativo, Microsoft Dynamics 365. Permite al personal recurrir a una fuente confiable, lo que lleva a tomar decisiones mejor informadas y a una organización general más fuerte.
Necesidad empresarial
Llevar Dynamics 365 al Calgary Drop-In Centre
La verdad es que no hay respuestas fáciles. El Calgary Drop-In Center (DI) lo comprende tan bien como cualquiera. Al haber sufrido recientemente una transformación en la agencia, su misión de terminar y evitar que haya constantemente personas sin hogar sigue a la vanguardia de sus objetivos.
Partiendo de los servicios básicos de albergue, salud, educación y vivienda, el DI brinda servicios integrales para apoyar el regreso de un individuo a la vida independiente. Más de 300 empleados de DI en cinco grandes instalaciones de usos múltiples, coordinando tareas para enfrentar nuevos desafíos las 24 horas del día.
De manera similar, los cientos de procesos establecidos en los que funciona el DI están diseñados para brindar la mejor calidad de atención posible. Por separado, cada flujo se desarrolla para brindar un servicio específico, ya sea albergue, identificación, mantenimiento o administración, con opciones de flujo de trabajo basadas en la situación.
Recientemente, el DI dio los primeros pasos para revolucionar estos procesos, incorporando todos los datos en un servicio operativo, Dynamics 365. Cuando el personal se enfrenta a una decisión compleja, Dynamics 365 les permite recurrir a una fuente confiable, lo que lleva a tomar decisiones mejor informadas y, en general, a una organización más fuerte.
Resultados
- Aprovecha las fortalezas del CRM de DI y otras aplicaciones de Dynamics para la modificación inteligente de cada departamento
- Simplifica la clasificación y la programación de tickets de mantenimiento
- Mejora la seguridad del edificio mediante tareas relacionadas con la salud y notificaciones instantáneas
- Ofrece un método sencillo para que el personal y los voluntarios soliciten ayuda y organiza el tiempo del equipo de TI
Solución
Prestar servicios a un sistema de atención
Recientemente, la entonces directora de TI, Helen Wetherley Knight, presentó el argumento comercial estratégico para la transformación digital. Su revisión detallada detectó que una mezcla de 170 programas de sistemas dispares le costaba a DI hasta dos millones de dólares en productividad anual. Este hallazgo originó nuevas iniciativas para aprovechar al máximo una actualización de software.
Presentación de Dynamics 365
El DI eligió una plataforma de Microsoft para una transición simplificada: la migración reducida de los datos existentes, la adopción comprobada por parte del personal de la interfaz de usuario de Microsoft y la solución en la nube de Azure permitieron al DI migrar en sus propios términos.
Para apoyar esta gran iniciativa, la rama local de NTT DATA se acercó al DI. Proporcionaron expertos certificados en Dynamics para revisar y diseñar un entorno moderno de instancia única, donde los nuevos flujos de trabajo basados en la nube abordaban directamente las inquietudes de los departamentos.
Microsoft Dynamics 365 en el Calgary Drop-In Center
Microsoft Dynamics 365 unifica los datos empresariales y, con ello, los procesos empresariales. El DI modificó de manera inteligente su sistema para cada departamento, aprovechando las fortalezas de su CRM y otras aplicaciones de Dynamics para cada área.
Mantenimiento
El DI es una entidad responsable de varias ubicaciones, incluido su albergue principal, centro de donación y viviendas de apoyo en todo Calgary.
En Dynamics, se simplifica la clasificación y la programación de tickets. Los gerentes de mantenimiento reasignan las cargas de trabajo de los equipos a medida que ingresa nueva información, utilizando el módulo Servicio de campo para confirmar la finalización de cada ticket. Se informa rápidamente a los residentes sobre el estado y el conocimiento de los hechos, y las instalaciones se benefician directamente del mantenimiento preventivo planificado y de los informes periódicos de inspección.
Salud y seguridad
Las tareas relacionadas con la salud ahora se pueden enviar directamente a la clínica del DI dirigida por enfermeras, con notificaciones instantáneas que confirman el estado actual y mejorando los resultados de salud del cliente. Al asociarse con corporaciones y programas postsecundarios, las mejoras significativas a los sistemas de control de acceso han aumentado la seguridad del edificio.
Administración de la flota
Asistir a cinco instalaciones, proporcionar 1,3 millones de comidas al año y atender a miles de clientes requiere mucho tiempo de conducción. Al rastrear y programar la flota de DI en los módulos Programador y Servicio de campo de Dynamics CRM, el personal sabe cuándo y dónde pueden encontrar los camiones o automóviles que necesitan, incluso si alguien está retrasado. La vida útil de los vehículos también se puede extender al garantizar que el mantenimiento regular esté actualizado, al tiempo que se asignan accidentes y otros artículos relacionados.
Administración de tickets de TI
El modelo Dynamics 365 permite a la administración priorizar el trabajo a medida que se implementan los tickets de soporte. El tiempo del equipo de TI está bien organizado, mientras que el personal y los voluntarios cuentan con un método sencillo para solicitar ayuda, instrucciones o, según sea necesario, nuevo hardware. El sistema muestra solicitudes de capital junto con conversaciones y aprobaciones originales, lo que hace que el contexto de cada solicitud se entienda claramente.
Un futuro acelerado
Los desarrollos en curso traerán más flujos de trabajo de DI bajo el amparo de Dynamics 365. Existen planes para implementar la administración de clientes externos, servicios de empleo de clientes, administración de donantes, servicios de voluntariado y servicios de Recursos Humanos para apoyar las ubicaciones satelitales del DI.
Una mejor manera de cuidarnos
La falta de vivienda es un problema multifacético. Tratar un síntoma de forma aislada es perderse el panorama general y potencialmente cometer los mismos errores. El DI lo ha reconocido durante mucho tiempo y, en respuesta, continúa comprometido con la atención esencial al proporcionar muchos programas y servicios de apoyo para los clientes, a través de una cantidad compleja e igualmente amplia de administración, seguridad y logística detrás de escena. Al mejorar los mecanismos de entrega, el DI puede ser más que un albergue de emergencia.
Así es como la instalación de Microsoft Dynamics 365 está ayudando a marcar la diferencia en la lista de servicios del DI. Una mayor eficiencia con cada proceso puede significar mejoras reales para el individuo y, en esta suma, el DI continúa conectando a las personas con una vivienda permanente.
*Este estudio de caso fue escrito originalmente por Sierra Systems Group Inc. que se convirtió en NTT DATA Services a partir del 17 de noviembre de 2018.
About Historia de clientes del Calgary Drop-In Center
Calgary Drop-In Center utilizó Microsoft Dynamics 365 y Azure para mejorar la prestación de servicios humanos.