Migración de sistemas financieros a Oracle Cloud ERP

Graduarse en la nube

Fundado en 1913, Olds College se especializa en agricultura, horticultura, manejo de la tierra y medio ambiente. Es una de las 50 mejores universidades de investigación de Canadá, con 544 profesores y miembros del personal y 1.500 estudiantes que se centran en “transformar la agricultura para lograr un mundo mejor”. En el verano de 2018, se lanzó Olds College Smart Farm, una emocionante iniciativa que está transformando la granja existente de la universidad en una granja del futuro. Gracias a la incorporación de las tecnologías más recientes destinadas a mejorar la productividad y al uso eficiente y sostenible de los recursos, Smart Farm genera un entorno de aprendizaje de vanguardia para aprendices y estudiantes de por vida.

La proximidad de la finalización del contrato de Olds College con la Universidad de Alberta generó buenas condiciones para comenzar a pensar en la posibilidad de migrar a un sistema nuevo. A Greg Wiens, director de Finanzas y director de Servicios Empresariales, le interesaba definir cuál sería el siguiente paso. “Vimos que una oportunidad para migrar a un sistema basado en la nube de vanguardia que pudiésemos administrar por nuestra cuenta. Eso nos daría mayor control y flexibilidad, una experiencia de usuario mejorada e informes optimizados, así como la capacidad para integrar algunos de nuestros procesos de contabilidad en papel que no pudimos trasladar a PeopleSoft”.

La universidad estaba ansiosa por aprovechar los beneficios de una solución moderna basada en la nube. “La nube nos permitiría personalizar las experiencias de usuario, eliminar el mantenimiento del hardware y limitar la participación con el software”, comenta Wiens. “Oracle Fusion Financials Cloud se presentó como la mejor opción”.

Crédito adicional: el poder de una buena adaptación

Era fundamental encontrar el socio adecuado. Si bien recibieron propuestas de varios proveedores importantes de soluciones de TI que podían aportar la experiencia técnica necesaria, NTT DATA resultó ser la mejor opción. “NTT DATA no solo llegó con una oferta muy competitiva y una experiencia técnica impresionante, sino que su enfoque incluyó el dimensionamiento adecuado del equipo para que se adaptara a nuestra cultura. Esto fue fundamental para nosotros”, señala Wiens.

Al trabajar juntos para cumplir con una fecha límite exigente, Olds College y NTT DATA migraron de la plataforma PeopleSoft al sistema financiero Oracle Fusion en 23 semanas sin interrupciones comerciales de relevancia.

Acelerar las soluciones inteligentes

La gestión de la migración presentó varios desafíos, como un cronograma ajustado y la complejidad de migrar datos financieros con el riesgo añadido y el tiempo de transferir algunos datos manualmente. NTT DATA codificó aceleradores digitales para automatizar la compleja migración de datos y reducir errores. “La creación de los aceleradores y la velocidad de implementación fue impresionante”, menciona Wiens. “Tener expertos que conocían la asignación de datos, tanto desde la perspectiva de PeopleSoft como desde la de Fusion, fue invaluable; no podríamos haber llevado adelante el proyecto sin NTT DATA y esas herramientas de aceleración”.

Más allá de la importancia de la pieza técnica, era igualmente importante que ambos equipos permanecieran alineados en cada paso del proceso. Para lograrlo, NTT DATA implementó “Pilotos en salas de conferencias": una serie de configuraciones de entorno incrementales orientadas a revisar el diseño y el desarrollo". Este enfoque funcionó para mantener el proyecto en marcha y garantizar que se cumplieran los objetivos.

A medida que se desplegaba el proceso, Wiens presenció algo inusual. “Los proyectos de ERP son todo un desafío. Hay que enfrentarse a los plazos, la carga de trabajo es abrumadora y es fácil que surjan conflictos”, explicó. “Es una de las cosas que valoré de NTT DATA: siguieron actuando como solucionadores de problemas en colaboración en situaciones difíciles. No reinaba la idea de "nosotros contra ellos". Ese no siempre ocurre cuando traes consultores para este tipo de proyecto”.

Un futuro financiero brillante

Después de 23 semanas, se completó la migración del sistema ERP de Olds College a Oracle Fusion, incluida la transferencia de más de 750.000 registros financieros a través de su libro mayor.

Además de dejar de lado su dependencia de la Universidad de Alberta, la migración a Oracle Fusion prepara a Olds College para el éxito. La migración ofrece una reducción del 50 % en los costos de las licencias y proporciona la funcionalidad completa de PeopleSoft, además de importantes beneficios adicionales, incluida la capacidad de incorporar flujos de trabajo en papel que existían fuera de PeopleSoft.

El nuevo sistema también mejora la experiencia del usuario porque permite habilitar pantallas personalizables, marcadores de aplicaciones, representaciones gráficas de datos y aprobación de gastos simplificada. “Oracle Fusion contribuirá a reducir en gran medida el riesgo y mejorará la eficiencia, la eficacia y la sostenibilidad de nuestros procesos de gestión financiera”, afirma Wiens.

Si se toma una mirada retrospectiva hacia la migración, Wiens reflexiona: “Muchos proyectos de ERP nunca logran implementarse y mucho menos entregarse tan cerca de la fecha objetivo. El hecho de que NTT DATA y nuestro equipo logren una buena colaboración e implementen el sistema dentro de nuestro cronograma agresivo sin impactos negativos significativos es increíble, y un logro bastante importante en el mundo de ERP”.