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Masergy estabiliza la implementación de la plataforma Oracle Fusion Cloud para la confección de informes contables y financieros, y logra reducir el ciclo de cierre mensual en dos días.

Servicios proporcionados: Oracle Services

Masergy reduce los ciclos de cierres mensuales, reduce los ciclos de pago y mejora la eficiencia de los usuarios al hacer uso de la plataforma Oracle Fusion Cloud con ayuda en la implementación por parte de NTT DATA.

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Necesidad empresarial

Tras implementar la plataforma Oracle Fusion Cloud para sus operaciones de finanzas, Masergy experimentó problemas con la estabilización que provocaban demoras en los cierres mensuales e ineficiencias que frustraban a los usuarios.


Solución

Los asesores de NTT DATA evaluaron la situación y trabajaron en colaboración con los equipos contables y de TI de Masergy, configuraron de manera adecuada la solución de Oracle y habilitaron, así, nuevas funciones, además de ofrecer capacitación.

Resultados

  • Reducción de los tiempos de cierres financieros en dos días
  • Reducción de los ciclos de pago en un 75 %
  • Reducción de los balances interempresariales en un 75 %
  • Eliminación de los errores y las operaciones manuales
  • Mejora de la eficiencia con interfaces automatizadas
  • Capacidad de los usuarios para trabajar con mayor rapidez y simplicidad
Terri Cook Vicepresidenta y controladora,  Masergy

"Logramos estabilizar rápidamente la implementación de Oracle Fusion Cloud, de manera tal de comenzar a derivar valor de ella, luego de que NTT DATA corrigió las configuraciones y automatizó los flujos de trabajo".

Empresas de todos los tamaños alrededor del mundo implementan la red de área amplia definida por software (SD-WAN) para adoptar la entrega basada en la nube de servicios de TI a través de Internet y habilitar los modelos operativos de la Internet de las cosas (IoT). Durante tres años consecutivos, se considera que la SD-WAN administrada con alto nivel de escalabilidad, simple y segura de Masergy es la más visionaria entre los proveedores globales líderes, tal como lo designa Magic Quadrant Gartner, Inc.

De hecho, Masergy mueve una gran cantidad de datos para más de 2500 clientes empresariales distribuidos en 170 países. Según Terri Cook, vicepresidenta y controladora de Masergy, tanto el rendimiento de la plataforma SD-WAN como el servicio de atención al cliente de la empresa le permiten diferenciarse en el mercado.

"Si los clientes no pueden contar con los datos en el lugar donde precisan que estén, las operaciones pueden ralentizarse o, incluso, interrumpirse. Por lo tanto, dependen de Masergy para que los datos lleguen a destino en tiempo y forma", comenta Cook. "Esto también rige para nuestra propia organización, de manera tal de poder tener capacidad de respuesta ante nuestros clientes e inversores".

Migrar a Oracle Fusion Cloud

En lo que a ellos respecta, el equipo de Cook precisa contar con un acceso oportuno a los datos financieros para pagarles a tiempo a los proveedores, confeccionar y presentar informes a la gerencia, y cerrar los libros cada trimestre, entre otras tantas responsabilidades. Durante muchos años, hicieron uso de una Oracle E-Business Suite (EBS) basada en las instalaciones para las aplicaciones financieras. Sin embargo, decidieron realizar la actualización a la versión más reciente de la plataforma Oracle Fusion Cloud. "Queríamos aprovechar al máximo las funciones más novedosas y pensamos que sería sencillo realizar la transición de una plataforma de Oracle a otra", explica.

Tras algunos retos iniciales relacionados con la implementación de manos de un integrador tercerizado, Cook convocó a NTT DATA para analizar los servicios de Oracle. Como socio estratégico de Oracle durante más de 20 años, NTT DATA es un socio de nivel Premier de Oracle Cloud Platinum altamente especializado y con amplia experiencia en aplicaciones, middleware y bases de datos de Oracle Cloud.

"Logramos estabilizar rápidamente la implementación de Oracle Fusion Cloud, de manera tal de comenzar a derivar valor de ella, luego de que NTT DATA corrigió las configuraciones y automatizó los flujos de trabajo", comenta Cook. "Su metodología de trabajo es tan específica -incluso la división entre las tareas internas y externas- que nos dimos cuenta de que sabían exactamente qué tenían que reparar en nuestra implementación y cómo la aprovecharían al máximo para que pudiésemos acceder a la funcionalidad absoluta por la cual habíamos pagado".

Flujos de trabajo optimizados y usuarios más eficientes

La directora contable, Mercy Ngatia, valoró la exhaustividad del enfoque adoptado por NTT DATA. "Con tantos flujos de trabajo distribuidos en el sistema de Oracle, nuestros asesores de NTT DATA se tomaron el tiempo necesario para comprenderlos, no solo en líneas generales, sino teniendo en cuenta también las perspectivas de nuestros usuarios", explica. "Estas perspectivas les permitieron personalizar formas de trabajo más eficientes para los usuarios".

Por ejemplo, los asesores de NTT DATA se sentaron con cada uno de los miembros del equipo para averiguar cuáles eran las responsabilidades de cada uno de ellos y cómo hacían su trabajo cotidiano. "Gracias a estas perspectivas, los asesores lograron identificar las distintas maneras en que los usuarios podían hacer uso de funcionalidades diferentes, pero relevantes, de Oracle Fusion, de manera tal de completar sus trabajos con mayor rapidez y simplicidad", comenta Ngatia.

Según Ngatia, durante la implementación inicial de Oracle Fusion, podía ocurrir que las facturas de los proveedores se extraviaran y, por ende, se demorasen los pagos. Es más, la conciliación de dichas facturas y pagos con las entradas pertinentes en el libro diario en las tres empresas subsidiarias de Masergy era una tarea manual. "Logramos recortar los tiempos de los ciclos de pagos e interempresariales, cada uno de ellos en un 75 por ciento luego de que NTT DATA se ocupase de reparar nuestra implementación de Oracle Fusion", explica.

Encaminados nuevamente, se reducen los ciclos de cierres en un tercio

El ingeniero de software sénior, Manjeera Chandra, brinda soporte a la organización de control de Masergy y aceptó de buen agrado la asistencia experta de NTT DATA en lo que respecta a volver a encaminar la implementación de Oracle Fusion. "Con el asesoramiento de NTT DATA, logramos automatizar las distintas interfaces y optimizar los flujos de trabajo de manera sustancial. Ahora, nuestros proveedores reciben el pago de sus facturas en tiempo y forma, y los informes de gastos de los empleados no sufren más demoras", comenta. "Esto simplificó mi trabajo en gran medida, particularmente ya que tengo una cantidad muchísimo menor de problemas del usuario para abordar. Me dio la oportunidad de aprender sobre el sistema y explorar sus amplias funcionalidades".

Chandra trabajó en forma estrecha con los asesores de NTT DATA en el sitio a diario y, según fue necesario, con los expertos externos asignados al proyecto. Si bien valoró los conocimientos, las habilidades de comunicación y la capacidad de respuesta, estén donde estén, quedó realmente impresionada con la disponibilidad de su contraparte en el sitio de NTT DATA. "Ya fuese de día o de noche, o durante el fin de semana, si tenía una pregunta, podía comunicarme con ellos o me devolvían el llamado o respondían un correo electrónico en cuestión de minutos".

En la actualidad, la plataforma Oracle Fusion Cloud de Masergy funciona sin inconvenientes y con una funcionalidad totalmente operativa, para la finalidad y el diseño específicos pensados por Oracle. Cook explica que su equipo de finanzas es mucho más eficiente y presenta una mayor capacidad de respuesta a las demandas, tanto internas como externas.

"Tenemos a bancos como clientes y precisamos presentarles los informes en tiempo y forma. Nuestros equipos de ventas deben contar con métricas para ayudar a vender nuestros servicios. Así mismo, los propietarios de nuestra línea de negocios deben disponer de los datos suficientes para supervisar el rendimiento", comenta. "Algo muy importante es que logramos reducir el ciclo de cierre mensual de seis a tan solo cuatro días, ahora que NTT DATA logró estabilizar y optimizar nuestra plataforma Oracle Fusion Cloud".

Según Cook, la implementación adecuada de la plataforma de Oracle por parte de NTT DATA ha logrado generar importantes ahorros de tiempo en toda la organización. "Literalmente, logramos disponer de varios días cada mes que, ahora, destinamos a trabajar en proyectos más estratégicos para entregar un mayor valor al negocio y a nuestros clientes", explica.

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