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INDUSTRIA Proveedor de atención médica
PAÍS Estados Unidos
EMPLEADOS 1,800
SITIO WEB etch.com

Después de optimizar sus flujos de trabajo de gestión de cadenas de suministro y el uso de MEDITECH, se estima que East Tennessee Children's Hospital ahorrará $1,3 millones en el primer año. De esta manera, libera al personal para que pueda concentrarse más en la atención al paciente.

Necesidad empresarial

East Tennessee Children's Hospital tuvo la oportunidad de mejorar significativamente los procesos de administración de la cadena de suministro, que se encontraban fragmentados y descentralizados con un elevado valor de inventario e ineficiencias manuales.

 

Solución

El hospital le pidió a NTT DATA Services que evalúe sus procesos actuales de administración de la cadena de suministro, diseñase un modelo centralizado y optimizado mediante el uso de MEDITECH, y ayudase con la implementación y la gestión de los cambios.

Resultados

  • Se proyectó un ahorro en los costos por $1.3 millones durante el primer año
  • Se redujo el inventario desactualizado en un 50 %, aproximadamente
  • Se redujo la variación del inventario a la mitad
  • El personal clínico puede concentrarse más en la atención del paciente
  • Informes y visibilidad mejorados
East Tennessee Children Hospital - Customer headshot Steven Godbold Vicepresidente de Operaciones y Director de Operaciones,  East Tennessee Children's Hospital

"Recortamos el inventario permanente de $4 millones a $2.5 millones y, al mismo tiempo, redujimos el inventario desactualizado a la mitad gracias a un modelo centralizado y optimizado, diseñado con el asesoramiento de NTT DATA".

Se estima que East Tennessee Children's Hospital ahorrará $1,3 millones en el primer año. De esta manera, libera al personal para que pueda concentrarse más en la atención al paciente.

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Administrar las operaciones del hospital no es tarea sencilla. Si bien la atención del paciente se encuentra siempre en el corazón de la misión, los hospitales también deben optimizar el desempeño de su personal, las instalaciones y las operaciones de la cadena de suministro. Sin embargo, los modelos de pago actuales basados en el valor de hoy en día complican el hecho de poder lograrlo, ya que impulsan a los hospitales a buscar de manera continua nuevas eficiencias sin sacrificar la calidad de la atención.

El hospital East Tennessee Children's Hospital, ubicado en Knoxville, es un ejemplo. Con 152 camas, se trata de uno de los cuatro Centros Pediátricos Regionales e Integrales certificado por el estado que brindan atención a niños con enfermedades graves en un radio de 200 millas. "Desde nuestra fundación en el año 1937, hemos implementado una política de puertas abiertas, que establece que no se le negará la atención a ningún niño", explica Steven Godbold, Vicepresidente de Operaciones y Director de Operaciones. "En la actualidad, casi el 70 por ciento de nuestros pacientes pertenecen a TennCare Medicaid. Para nosotros, esto representa un desafío para la manera en que ofrecemos nuestra reconocida calidad de atención".

Desde el día que se incorporó al hospital en el año 2016, la principal prioridad de Godbold consistió en asegurarse de que el personal clínico del hospital pudiese enfocarse en brindar la mejor atención posible. Además, quería llevar adelante una estricta supervisión de los gastos. Una de las grandes oportunidades era la administración de la cadena de suministro. "Casi todos podían pedir suministros y luego almacenarlos en gabinetes", recuerda. "Nuestro proceso estaba basado en papeles y no era para nada eficiente, ya que los departamentos individuales se ocupaban de gestionar los inventarios".

Inventario excesivo, visibilidad deficiente.

Como resultado, los niveles de inventario, la facturación y la visibilidad también eran deficientes. "No era para nada sencillo saber qué nivel de inventario teníamos, pero sabíamos que era más de lo que necesitábamos", dice Godbold. "Por lo general, teníamos que esperar hasta fin de año para que el sector contable nos dijese qué era lo que teníamos. No teníamos forma de realizar un seguimiento de las tendencias y solucionar problemas de desempeño. Era necesario reducir los costos del inventario. De hecho, perdíamos millones en inventario desactualizado todos los años".

Para obtener ayuda, Godbold se asoció con NTT DATA Services. NTT DATA Services ayudó al hospital a implementar MEDITECH versión 6.0 en el año 2011. NTT DATA proporcionó consultores en atención médica con vasta experiencia en la gestión de cadenas de suministro y MEDITECH. Utilizaron una metodología probada para evaluar, diseñar y optimizar los flujos de trabajo y los procesos de la cadena de suministro del hospital. Luego, prepararon a la organización para incorporar los cambios y se ocuparon de realizar un seguimiento, con el objetivo de asegurarse de que se sostuviesen los cambios.

La evaluación llevó seis semanas. Algunas de las conclusiones más importantes fueron: MEDITECH aportó herramientas de informe y control de la cadena de suministro que no se utilizaban o que se utilizaban de manera deficiente. Otro de los hallazgos fue que uno de los procedimientos quirúrgicos del hospital se facturaba a un monto menor que el permitido a los prestadores de seguros, lo que había ocasionado una pérdida de ingresos neta de $500,000 el año anterior.

"Recortamos el inventario permanente de $4 millones a $2.5 millones y, al mismo tiempo, redujimos el inventario desactualizado a la mitad gracias a un modelo centralizado y optimizado, diseñado con el asesoramiento de NTT DATA", explica Godbold. "Ahora, contamos con un punto central para realizar pedidos y otro para hacer recepciones, tanto de suministros de oficina como médicos".

Trabajar con mayor inteligencia y no más arduo

Al utilizar las herramientas de informes y monitoreo de cadenas de suministro de MEDITECH, el hospital pasó de procesos manuales y descentralizados a un proceso centralizado y electrónico. Esto le permitió impulsar las eficiencias en los pedidos y reducir significativamente los costos. "Al desplazarnos hacia una administración del inventario justo a tiempo, logramos ahorrar $1.3 millones en costos durante el primer año gracias al modelo de cadena de suministro que NTT DATA nos ayudó a implementar", señala Godbold. "Nuestras capacidades de informe han mejorado notablemente la transparencia y la visibilidad, y nos aportan instantáneas diarias y mensuales cuando las necesitamos".

Para contribuir con la gestión de los cambios y la conexión directa de los procesos recientemente optimizados con la forma en que ellos hacen sus negocios, el hospital incorporó a uno de los expertos en cadena de suministro para la atención de la salud de NTT DATA para oficiar de director suplente de Administración de Materiales. "El miembro del equipo de optimización de la cadena de suministro de NTT DATA acudía al sitio cuatro días a la semana", explica Godbold. "Al contar con la participación del experto de NTT DATA con nuestro personal, nos aseguramos de que los cambios se afiancen en nuestra organización. Esto marcó la diferencia para alcanzar el éxito".

Y, lo que es más importante, la optimización de la cadena de suministro garantiza la excelencia en la atención. "A partir de nuestros nuevos procesos mejorados, nuestro equipo de atención de primera línea puede concentrarse en la atención del paciente y no tiene que preocuparse por las necesidades de la cadena de suministro, por el lugar donde se encuentran sus suministros ni por su procedencia", dice Godbold. "NTT DATA ha ejercido una verdadera transformación en nuestras operaciones y nos ha permitido trabajar con mayor inteligencia y no más arduo".

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