Cerrar las brechas en las cuentas por pagar con la tecnología

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Los procesos de Cuentas por pagar (AP) continúan evolucionando a un ritmo desenfrenado con hiperconectividad, dispositivos móviles y redes más cercanas entre los sectores de compras, proveedores, pagos e informes. También ha tenido lugar un cambio en cuanto a los procesos que, tradicionalmente, eran un centro de costos y han pasado a convertirse en un centro de ganancias. En la actualidad, el sector de Cuentas por pagar es clave para identificar y maximizar las oportunidades financieras, mejorar la productividad y garantizar el enfoque en el servicio de atención al cliente.

Según un estudio del año 2014, llevado a cabo por el Instituto de Operaciones Financieras, el hecho de automatizar las funciones de AP de una organización permite impulsar el rendimiento y la productividad de la organización y, como resultado, reducir los costos del procesamiento de pagos y mejorar el flujo de caja, además de lograr eficiencia en el proceso de pago de facturas. Esto permite que las empresas se enfoquen en las tareas principales que generan ingresos.

No obstante, y a pesar de que se capacita al personal de AP de la mejor manera, suelen producirse errores en el ingreso de datos, lo que da lugar a pagos en exceso, impuestos incorrectos, pagos duplicados y, en última instancia, pérdida de ganancias. De hecho, los pagos duplicados son uno de los desafíos más frecuentes a los que debe hacer frente el departamento de AP de, aproximadamente, el 80 % de las organizaciones encuestadas. Las empresas suelen destinar de 3 a 7 días a resolver errores, lo que afecta no solo la relación con sus proveedores, sino que interrumpe las operaciones comerciales. Una posible solución al problema de los pagos duplicados consiste en unir los procesos de AP existentes con el análisis predictivo.

El equipo de BPO de NTT DATA Services ha desarrollado una solución llamada Desduplicador Predictivo (PDD), en la que se hace uso de datos históricos, tendencias predictivas y datos transaccionales derivados del procesamiento de facturas. En nuestro documento técnico, llamado Payment Curiosities and Anomalies in Accounts Payables (Curiosidades sobre los pagos y Anomalías en las Cuentas por Pagar), se aborda esta solución de PDD en detalle y se analiza el impacto que tiene el análisis predictivo en lo que respecta a enfrentar retos clave en el área de AP.

Será emocionante ver de qué manera la unión de la tecnología y el análisis afecta a las AP en el futuro cercano.

Sobre el documento técnico

En los procesos de Cuentas por Pagar (AP), se procesan miles de documentos entrantes y se espera que el empleado de AP introduzca, verifique y compare datos de estos documentos (con frecuencia, no estándares, incompletos o incoherentes) con otros datos del sistema. A pesar de contar con los mejores procesos y capacitaciones, se producen errores en el ingreso de datos, en particular, cuando los datos se encuentran en sistemas no compatibles o dispares. En lo que respecta a AP, esto podría significar pagos en exceso, impuestos incorrectos y, en última instancia, pérdida de ganancias. Si alguna vez intentaron recuperar pagos hechos en exceso, sabrán bien cuán complejo puede llegar a ser. En este documento técnico, se brinda una descripción detallada del enfoque de análisis predictivo de NTT DATA para abordar los principales desafíos de AP. Analizaremos un modelo estadístico basado en minería de datos que se utiliza para identificar pagos duplicados y errores en las transacciones.

Fecha de publicación: 16/06/2017

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